अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ओम्बड्समैन किसे कहते है?

ओम्बड्समैन किसी भी कार्यस्थल के मामले को सुलझाने में मदद करने के लिए एसोसिएट्स को गोपनीय और अनाधिकारिक सहायता प्रदान करता है।  एक नामित निष्पक्ष संसाधन के रूप में, Mars के Ombudsman किसी का पक्ष नहीं लेता है और वह किसी भी एसोसिएट या कंपनी के वकील की भूमिका नहीं निभाता है।  

ओम्बड्समैन की सेवाएँ भूमिका, स्थान या कार्यकाल की परवाह किए बिना सभी एसोसिएट्स के लिए उपलब्ध होती हैं।

Mars के पास ओम्बड्समैन क्यों है?

Mars ने हमेशा यह स्वीकार किया है कि हमारे ब्रांड के साथ-साथ एसोसिएट हमारी सर्वाधिक महत्वपूर्ण संपत्ति हैं। यही वजह है कि 20 साल से अधिक समय पहले Mars ने ओम्बड्समैन कार्यक्रम को लाइन प्रबंधक और P&O जैसे औपचारिक समाधान चैनल्स को पूरकता प्रदान करने के लिए, संचार के वैकल्पिक चैनल के रूप में निर्मित किया था, न कि उसे हटाने के लिए।  कार्यक्रम का मूल तत्व, ओम्बड्समैन यह प्रदान करता है:

• एसोसिएट के लिए एक ऐसा चैनल है जो मामलों को “दर्ज किए बिना” अनौपचारिक रूप से उन पर चर्चा करने देता है।  ओम्बड्समैन आपको व्यथित करने वाले ऐसे मामलों पर प्रतिक्रिया प्रदान करने का विश्वस्त संसाधन है जिनकी सीधी रिपोर्टिंग करने में आप सहज नहीं है या ऐसे मामले जिनका समाधान, आपके या अन्य लोगों के बेहतर प्रयास के बावजूद, प्रभावी ढंग से नहीं किया जाता या आपके दृष्टिकोण के अनुसार उचित ढंग से नहीं किया जाता।
• एसोसिएट को प्रभावित करने वाले मुद्दों को समझने के लिए व्यवसाय के अवसर देना और उसे सुधारने के तरीकों की पहचान करना। ओम्बड्समैन किसी एसोसिएट से सीधे संपर्क करके विस्तृत रिकॉर्ड नहीं रखता लेकिन वे पूरे व्यवसाय के दौरान उठाए जाने वाले मामलों के प्रकार के अनुसार सामान्य सांख्यिकीय डेटा और रुझान अवश्य एकत्र करते हैं। यह जानकारी वर्गीकृत है और इसे Mars के व्यवसाय के तरीकों में सुधार करने के उद्देश्य से राष्ट्रपति के कार्यालय तथा वरिष्ठ प्रबंधक से साझा किया गया है।

Mars के ओम्बड्समैन के पास कौन सा प्रशिक्षण होना चाहिए या उसकी पृष्ठभूमि क्या होनी चाहिए? 

ओम्बड्समैन के रूप में उपलब्ध भूमिका पर विचार तभी किया जाएगा, जब उस उम्मीदवार में ये योग्यताएं होंगी: 

• विश्वसनीय हो। उनके पास ईमानदारी एवं सत्यनिष्ठा की प्रतिष्ठा हो। 
• उनके पास Mars के साथ काफ़ी समय (>10 साल) तक काम करने का अनुभव हो और आदर्श रूप में जिन्होंने सभी साइट  / विभागों का कई बार भ्रमण किया हो ताकि वे हमारी संस्कृति और कार्य करने के तरीके से परिचित हों। 
• सभी स्तरों पर एसोसिएट्स के साथ सहज रूप से काम करने में सक्षम हो।
• एक से अधिक भाषाएं बोलटे हों।

एक बार चुने जाने के बाद, प्रत्येक नए ओम्बड्समैन को अपनी भूमिका को प्रभावी ढंग से निष्पादित करने के लिए विशेष प्रशिक्षण मिलता है। प्रशिक्षण में ऐसे पाठ्यक्रम में भाग लेना शामिल है जो सक्रिय श्रवण, संघर्ष समाधान और मध्यस्थता पर ध्यान केंद्रित करते हैं और ओम्बड्समैन कार्यालय की देखरेख करते हैं। इसके अलावा, प्रत्येक नए ओम्बड्समैन को एक मौजूदा ओम्बड्समैन द्वारा सलाह दी जाती है। नए ओम्बड्समैन के काम शुरू करने के भाग के रूप में, वह अपने सलाहकार के साथ तीन से छह माह तक साथ रहता है। 

ओम्बड्समैन का पेशा लगातार बदलता रहता है और बदलाव के अग्रसक्रिय एजेंट के रूप में विकसित होता है।  आधुनिक बने रहने के लिए, Mars के सभी ओम्बड्समैन से अपेक्षा की जाती है कि वे ओम्बड्समैन पेशेवर मानक प्रमाणन (प्रमाणित संगठनात्मक ओम्बड्समैन प्रैक्टिशनर (CO-OP) के अलावा लगातार प्रशिक्षण के माध्यम से अपने कौशल स्तर को विकसित करते रहें, केस अध्ययन करते रहें और अनुकूल कॉन्फ्रेंस में शामिल होते रहें।

ओम्बड्समैन किसे रिपोर्ट करते है? 

Mars के ओम्बड्समैन स्वतंत्र होते है और किसी भी विभाग, व्यवसाय इकाई या फ़ंक्शन के सदस्य नहीं होते है।  राष्ट्रपति के कार्यालय को सीधे रिपोर्ट करते हुए, ओम्बड्समैन को अपनी भूमिका या रिपोर्टिंग संरचना की परवाह किए बिना किसी भी एसोसिएट से बात करने की स्वतंत्रता होती है और महत्वपूर्ण मुद्दों को जल्दी और सीधे कंपनी के उच्चतम स्तर तक ले जाने की क्षमता होती है।

ओम्बड्समैन के पास किस तरह के मुद्दों या शंकाओं को ले जाया जा सकता है?

ओम्बड्समैन आपको किसी भी काम से संबंधित मामले के बारे में विचार करने में मदद कर सकता है।  सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका मुद्दा किसी ओम्बड्समैन को बताने के लिए उपयुक्त है या नहीं?  उपलब्ध संसाधनों से बेहतर सहायता प्राप्त करने के संबंध में निर्णय के लिए किसी ओम्बड्समैन से संपर्क करें।

ओम्बड्समैन से आप निम्नलिखित के लिए संपर्क कर सकते है: 

• किसी कठिन स्थिति का प्रबंधन करने के बारे में अनिश्चित है
• कार्यस्थल में निष्पक्षता या न्याय संगतता के बारे में चिंतित हैं
• यह विकल्पों का मूल्यांकन करने में मदद के लिए तटस्थ महत्वपूर्ण राय दे सकता है
• एक महत्वपूर्ण बातचीत की तैयारी में मदद की आवश्यकता
• कंपनी के भीतर पेशेवर विकास के अवसरों की खोज में रुचि रखते हैं
• यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से बात करना चाहते हैं जिसे Mars में काम करने का कई वर्षों का अनुभव हो और जो व्यवसाय में प्रभावी ढंग से आपका मार्गदर्शन करने में मदद कर सकता हो
• ऐसा व्यवहार देखना जो पांच सिद्धांतों के अनुरूप न हो
• किसी श्रोता की जरूरत

ओम्बड्समैन की सेवाएं P&O से कैसे भिन्न हैं?

कार्यस्थल के मामले पर चर्चा करने के लिए ओम्बड्समैन और P&O आपके लिए उपलब्ध साधन हैं। लेकिन कुछ महत्वपूर्ण अंतर हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए कि किससे संपर्क करना है: 

ओम्बड्समैन तटस्थ और अपक्षपाती होता है; P&O एसोसिएट एडवोकेट होता है।  
ओम्बड्समैन की भूमिका तटस्थ रहेगी, वह किसी एसोसिएट या कंपनी का पक्ष नहीं लेगा– उनकी रुचि यह सुनिश्चित करने में होगी कि कंपनी की नीतियों, कार्य-प्रथाओं और प्रक्रियाओं का पालन उचित ढंग से और पांच सिद्धांतों एवं एसोसिएट अवधारणा के अनुसार किया जाए। 

ओम्बड्समैन एक गोपनीय, अनाधिकारिक संसाधन है; एसोसिएट्स के साथ चर्चा के विवरण को बनाए रखने के लिए P&O को रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है।
किसी ओम्बड्समैन के साथ बातचीत करते समय, किसी प्रकार की जानकारी या व्यक्तिगत रूप से पहचान करने वाले रिकॉर्ड नहीं रखने की प्रतिबद्धता होगी। केस 'सक्रिय' होने पर ओम्बड्समैन मुद्दों को याद रखने के लिए कम से कम नोट्स रख सकता है, लेकिन केस बंद हो जाने पर सभी नोट्स को नष्ट कर दिया जाएगा।

ओम्बड्समैन औपचारिक जानकारी प्रदान कर सकता है; P&O औपचारिक जांच कर सकता है।
ओम्बड्समैन एसोसिएट की स्पष्ट अनुमति के बाद जानकारी एकत्र करने के लिए और समस्या के दोनों पक्षों को समझने के लिए तृतीय पक्ष से उनके केस के संबंध में पूछताछ कर सकता है। जिस बात पर सहमति हुई है, उसके आधार पर इसमें एसोसिएट का नाम प्रकट करना या न करना शामिल हो सकता है। केस में परिणाम पर ध्यान दिए बिना, ओम्बड्समैन के पास निर्णय लेने का अधिकार नहीं होता और वह कार्रवाई के लिए जोर नहीं दे सकता। हालांकि, जहां व्यवहार, नीति, कार्यप्रथा या प्रक्रिया उनके दृष्टिकोण में पांच सिद्धांतों एवं/या एसोसिएट अवधारणा के अनुरूप न हो, वहां ओम्बड्समैन दबाव डालने की मांग करेगा।

औपचारिक शिकायत की प्रक्रियाएं Mars के कथित विभेद या उत्पीड़न को अधिसूचित करने सबसे अच्छा तरीका होता है, क्योंकि ओम्बड्समैन से संचार गोपनीय होता है और अंतरराष्ट्रीय ओम्बड्समैन संघ आचार संहिता के तहत ओम्बड्समैन को औपचारिक जांच करने से रोक दिया गया है। ओम्बड्समैन में शिकायत करने से जांच प्रक्रिया की औपचारिक शुरुआत नहीं होगी या कंपनी को उस मसले पर नोटिस जारी नहीं होगा। यदि आप औपचारिक शिकायत दर्ज कराना चाहते हैं तो बेहतर होगा कि आप अपने स्थानीय P&O प्रतिनिधि से चर्चा करें।

ओम्बड्समैन स्वतंत्र होते है और किसी भी विभाग, व्यवसाय इकाई या फ़ंक्शन का हिस्सा नहीं होते है; P&O कंपनी के नीति निर्धारण, काम पर रखने, अलग करने और एसोसिएट्स की पदोन्नति में भूमिका निभाता है।
हालांकि ओम्बड्समैन को कंपनी की नीतियों पर अपना दृष्टिकोण बताने के लिए कहा जा सकता है, लेकिन उन्हें निर्णय लेने और बदलाव करने का अधिकार नहीं होता है।

गोपनीयता कैसे रखी जाएगी?

ओम्बड्समैन के साथ बातचीत इसी समझ के साथ की जाती है कि उसे गोपनीय रखा जाएगा।  हम केवल न्यूनतम नोट्स रखते हैं जिससे हमें एसोसिएट्स के साथ हमारी चर्चा में निरंतरता बनाए रखने में मदद मिलती है।   हम 'केस' फाइलों की देखरेख नहीं करते है। हम केवल व्यापार के दौरान उठाए जाने वाले मुद्दों के प्रकार के सामान्य आंकड़े या रुझान का डेटा रखते है।

हम आपके लाइन प्रबंधक या किसी अन्य व्यक्ति से किसी भी बयान या पूछताछ को अस्वीकार करेंगे जो यह निर्धारित करना चाहते हैं कि क्या आपने किसी ओम्बड्समैन से बात की है। आपको किसी को भी यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि आपने किसी ओम्बड्समैन से बात करने का विचार बनाया है, योजना बना रहे है या किसी ओम्बड्समैन से बातचीत की है।

वास्तव में, आपकी गोपनीयता का सभी परिस्थितियों में सम्मान किया जाएगा, केवल उन परिस्थितियों के अलावा जहां हमें आपके या अन्य लोगों के लिए नुकसान का एक आसन्न जोखिम प्रतीत होता है।   अगर ऐसा है, तो हम उन शामिल लोगों को दृढ़ता से सलाह देंगे कि वे स्वयं जानकारी का खुलासा करें।  अगर वे इनकार करते हैं, तो हम उन्हें सलाह देंगे कि गोपनीयता को बनाए नहीं रखा जा सकता है और यह कि केवल उन लोगों को, जिन्हें जानना ज़रूरी है और केवल सीमित हद तक जानकारी का खुलासा किया जाएगा। 

Mars ओम्बड्समैन के रूप में सेवा देने के बाद, हम व्यवसाय में किसी अन्य भूमिका में फिर से शामिल नहीं होंगे। हमारा मानना है कि ऐसा करने से हम संपर्कों की गोपनीयता से समझौता कर सकते है।  यह एक और उदाहरण है कि हम ओम्बड्समैन कार्यक्रम की गोपनीयता के प्रति कितनी गंभीरता रखते हैं।

क्या ओम्बड्समैन से संपर्क करने पर मैं अनाम रह सकता/सकती हूं?

ओम्बड्समैन, तीन मुख्य कारणों से अनाम संपर्कों को स्वीकार करना पसंद नहीं करते: 

•    ओम्बड्समैन कार्यक्रम की विश्वसनीयता: 
ओम्बड्समैन को यह अवश्य सुनिश्चित करना चाहिए कि राष्ट्रपति के कार्यालय और वरिष्ठ प्रबंधन तक लाया गया कोई भी मामला वास्तविक और तथ्यात्मक रूप से सही हो।  इसके लिए मामले की व्यापकता और पूरे व्यवसाय पर इसके संभावित प्रभाव का आकलन करने के लिए समुचित जांच प्रकिया पूरी करनी होती है — और इस आकलन के पहले चरण में उस एसोसिएट से बात करना/मुलाकात करना शामिल है जो इसे ओम्बड्समैन के ध्यान में लाता है। 

•    एसोसिएट के प्रति निष्पक्षता: 
ओम्बड्समैन के पास लाए गए मामले अक्सर एक या एकाधिक एसोसिएट से जुड़े होते हैं। ओम्बड्समैन के लिए पहले से नियत जांच प्रक्रिया की स्थिति का आंकलन किए बिना उन एसोसिएट पर कार्रवाई करना उनके साथ अन्याय होगा। 

•    अनामता आवश्यक नहीं हैै: 
गोपनीयता ओम्बड्समैन कार्यक्रम का आधार है। एसोसिएट को अपनी गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए अनामता की जरूरत नहीं है।

हालांकि, यदि उपरोक्त के बावजूद भी, कोई एसोसिएट हमारे साथ नाम साझा करने में असहज रहता है, तो सहायता प्रदान करने के लिए हम, उन परिस्थितियों में हमसे जो हो सकता है, करेंगे।

ओम्बड्समैन तक पहुँचने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

अपने स्थानीय ओम्बड्समैन के साथ जुड़ने के लिए यहाँ क्लिक करें।

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