الأسئلة الشائعة
-
من هو أمين المظالم؟
-
يقدِّم أمين المظالم مساعدة سرية لا يتم تسجيلها للموظفين، لمساعدتهم على حل أي مشكلة تتعلق بمكان العمل. وبصفته مرجع محايد مكلَّف، فإنّ أمين مظالم Mars لا ينحاز لأي طرف ولا يُعتبر محامي دفاع للشركة أو الموظفين.
خدمة أمناء المظالم متاحة لجميع الموظفين، بغض النظر عن وظائفهم أو مواقعهم أو مدة خدمتهم.
- لماذا هناك أمناء مظالم لدى Mars؟
-
لطالما أدركَت Mars أنه إلى جانب علامتنا التجارية، فإنّ الموظفين هم أهم الأصول لدينا. ولذلك قامت Mars قبل أكثر من 20 عامًا بإنشاء برنامج أمين المظالم ليكون قناة اتصال بديلة لاستكمال وليس لاستبدال قنوات التسوية الرسمية كالمدير التنفيذي المباشر وقسم الموارد البشرية. في الجزء الأساسي من البرنامج، يعمل أمين المظالم على توفير ما يلي:
- قناة تواصل للموظفين لمناقشة الأمور التي تهمهم بشكل غير رسمي، وبدون "تسجيل". أمين المظالم هو مرجع موثوق به، يعمل على تقديم آراء في الأمور التي تسبب لك إحباطًا ولكنك لا تشعر بالراحة تجاه الإبلاغ عنها بنفسك مباشرة، أو الأمور التي بمنظورك لم تتم معالجتها بشكل فعال أو لم يتم حلها بشكل مناسب على الرغم من بذل قصارى جهدك أو جهود الآخرين.
- فرصة للشركة لفهم المشاكل التي تؤثر على الموظفين وتحديد الطرق للتحسين. لا يحتفظ أمين المظالم بسجلات تعرض معلومات تخص جهات اتصال الموظف المباشرة، لكنه يسجل بيانات إحصائية عامة وبيانات حول أنواع المشاكل السائدة التي يتم طرحها في مختلف أنحاء الشركة. يتم تصنيف هذه المعلومات ومشاركتها مع مكتب الرئيس والإدارة العليا؛ بهدف الوصول إلى طرق لتحسين أسلوب Mars في تنفيذ أعمالها التجارية.
- ما نوع تدريب أو خلفية أمين المظالم في Mars
-
لكي يتم أخذ المُرشح بعين الاعتبار لوظيفة أمين مظالم متاحة، فعليه أن يكون:
- جدير بالثقة ومعروف بالصدق والنزاهة.
- قد عمِل في Mars لعدة سنوات (أكثر من 10 سنوات) ومن الأفضل أن يكون ذلك في عدّة مواقع / قطاعات، بحيث يكون على دراية بثقافتنا وطريقتنا بتنفيذ أعمالنا.
- قادرًا على التعامل بشكل مريح مع الموظفين من جميع المستويات.
- يتحدث بأكثر من لغة.
يحصل كل أمين مظالم جديد بمجرد اختياره على تدريب خاص يمكّنه من تنفيذ الدور بأكبر قدر من الكفاءة. يتضمّن التدريب المشاركة في دورات تركّز على الاستماع الفعال، وحل النزاعات، والوساطة، وإدارة مكتب أمين المظالم. إضافة إلى ذلك، يتم توجيه كل أمين مظالم جديد من قِبل أمين مظالم حالي. وكجزء من عملية التحاقهم بالوظيفة الجديدة، فإنّ أمين المظالم الجديد يقوم بملازمة مرشده لمدة ثلاثة إلى ستة أشهر.
مهنة أمين المظالم تتغيّر وتتطور باستمرار لتصبح عامل أكثر فعالية في التغيير. وللبقاء في الصدارة، يُتوقّع من جميع أمناء المظالم في Mars مواصلة تطوير مستوى مهاراتهم من خلال المزيد من التدريب، وقراءة دراسات الحالة، وحضور المؤتمرات ذات الصلة، بالإضافة إلى الحصول على شهادة المعايير المهنية لأمين المظالم (أمين مظالم مؤسسي مُمارس معتمَد (CO-OP).
- من الذي يرأس أمين المظالم؟
-
أمين المظالم في Mars شخص (مستقل)، وهو ليس عضو في أي قطاع أو وحدة أعمال أو دور وظيفي. يتمتع أمين المظالم بالمقدرة على رفع التقارير إلى مكتب الرئيس بشكل مباشر، مما يعطيه حرية في التحدث إلى أي موظف بغض النظر عن وظيفته أو مكانه في الهيكل التنظيمي، كما يعطيه ذلك مقدرة على تصعيد القضايا المهمة بشكل سريع ومباشر إلى أعلى مستوى في الشركة.
- ما هي أنواع القضايا أو المشاكل التي يمكنني مناقشتها مع أمين المظالم؟
-
يمكن لأمين المظالم مساعدتك في التفكير في أي مسألة متعلقة بالعمل. هل أنت غير متأكد ممّا إن كانت مشكلتك مناسبة لطرحها أمام أمين المظالم؟ اتصل بأمين المظالم لتتعاون معه في تحديد أفضل مرجع متاح يمكنه مساعدتك.
يمكنك الاتصال بأمين المظالم إذا:
- كنت غير متأكد من كيفية إدارة أحد المواقف الصعبة
- وجود أمور تتعلّق بتحقيق العدالة أو الإنصاف تشغلك في مكان العمل
- إمكانية استفادتك من لجنة استشارية محايدة تساعدك في تقييم الخيارات
- حاجتك الى المساعدة في التحضير لمحادثة هامة
- كنت مهتمًا باستكشاف فرص التطوير المهني داخل الشركة
- كنت تريد التحدث مع شخص لديه خبرة سنوات في Mars ويمكنه مساعدتك على التفهم والتعامل بكفاءة داخل الشركة
- شاهدت سلوكًا لا يتماشى مع المبادئ الخمسة
- حاجتك الى شخص يستمع إليك
- كيف تختلف خدمات أمين المظالم عن قسم الموارد البشرية؟
-
إنّ كل من أمين المظالم وقسم الموارد البشرية يُعد مرجعًا متاحًا لك إن كنت بحاجة لمناقشة أمر يتعلق بمكان العمل. لكن هناك بعض الاختلافات المهمة التي عليك معرفتها عند التفكير في الاتصال بأحدهما:
أمين المظالم محايد وغير متحيز، بينما مسؤول الموارد البشرية هو مناصر للموظفين.
يتمثل دور أمين المظالم في البقاء محايدًا وعدم الانحياز لأي من الموظفين أو الشركة – فاهتمامه يتمثل في ضمان اتباع سياسات الشركة وممارساتها وإجراءاتها بنزاهة وبما يتماشى مع المبادئ الخمسة والمفاهيم المتعلقة بالموظفين.أمين المظالم هو مرجع مراعي للسرية ولا يقوم بتسجيل المناقشات، أما مسؤول الموارد البشرية فيُطلب منه الاحتفاظ بسجلات تعرِض تفاصيل المناقشات مع الموظفين.
عند التحدث مع أمين المظالم، فهناك التزام بعدم الاحتفاظ بأي معلومات أو سجلات يمكن من خلالها التعرف على الشخصيات. وفي الفترة التي تكون فيها القضية "نشِطة"، قد يحتفظ أمين المظالم بالحد الأدنى من الملاحظات التي تساعده على تذكر القضايا، لكن بمجرد إغلاق القضية يتم إتلاف جميع الملاحظات.يستطيع أمين المظالم أن يساعد في طرح استفسارات بشكل غير رسمي، في حين يقوم مسؤول الموارد البشرية بإجراء تحقيقات رسمية.
يجوز لأمين المظالم بعد الحصول على إذن صريح من الموظف أن يقوم بطرح استفسارات مع أطراف أخرى حول قضية الموظف، بهدف جمع المعلومات وفهم جانبي القضية. وذلك قد يتضمن أو لا يتضمن الكشف عن اسم الموظف وفقًا لما تم الاتفاق عليه. بغض النظر عن نتيجة القضية فإنّ أمين المظالم لا يمتلك أية حقوق تمكنه من اتخاذ قرارات، ولا يمكنه الإصرار على اتخاذ إجراءات معينة. ومع ذلك، فإنّ أمين المظالم سيسعى إلى التأثير بحالة وجود سلوك أو سياسة أو ممارسة أو إجراء لم يتم من وجهة نظره اتباعه بطريقة تتماشى مع المبادئ الخمسة و/أو المفاهيم المتعلقة بالموظفين.إنّ إجراءات الشكوى الرسمية هي أفضل طريقة لإبلاغ Mars بادعاءات وجود مضايقات أو سلوك تمييزي، لأن عمليات التواصل مع أمين المظالم تكون سرية ولا يجوز لأمين المظالم إجراء تحقيقات رسمية وذلك بموجب قواعد السلوك المهني للاتحاد الدولي لأمناء المظالم. لن تؤدي الشكاوى المقدمة إلى أمين المظالم إلى إجراء تحقيق رسمي أو توجيه إشعار إلى الشركة بالمشكلة. إذا كنت ترغب في تقديم شكوى رسمية، فمن الأفضل التحدث إلى ممثل الموارد البشرية المحلي.
أمين المظالم هو جهة (مستقلة) لا تتبع أي قطاع أو وحدة أعمال أو وظيفة، في حين يلعب مسؤول الموارد البشرية دورًا في صنع سياسات الشركة وفي توظيف وفصل وترقيات الموظفين.
على الرغم من أنه قد يُطلب من أمين المظالم الإسهام بوجهة نظره بما يخص سياسات الشركة، إلّا أنه لا يمتلك حق اتخاذ القرار ولا يمكنه المطالبة بإجراء تغييرات. - ماذا عن السرية؟
-
يتم إجراء المحادثات مع أمين المظالم مع العلم المسبق بأنها ستبقى سرية. نحن نحتفظ بالحد الأدنى من الملاحظات التي تمكِّننا من استكمال مناقشاتنا مع الموظفين. ولا نحتفظ بملفات "القضايا"، فالبيانات الوحيدة التي نحتفظ بها هي بيانات إحصائية عامة أو أنماط سائدة لأنواع المشكلات التي يتم طرحها في مختلف أنحاء الشركة.
سنرفض أي بيان أو استفسار يأتي من مديرك التنفيذي المباشر أو من أي شخص آخر يسعى إلى معرفة ما إن كنت قد تحدثت إلى أمين المظالم. لست مطالبًا بإخبار أي شخص أنك فكرت أو تخطط للتحدث مع أمين المظالم أو أنك قمت بالتحدث معه.
بالواقع سيتم احترام خصوصيتك بجميع الظروف باستثناء الحالات التي نعتقد فيها بوجود خطر وشيك بحدوث ضرر لك أو للآخرين. وبتلك الحالة فإننا ننصح بشدة الأطراف المعنية بالكشف عن المعلومات بأنفسهم. وإذا رفضوا، فسنوضِح لهم بأنه لا يمكن الإبقاء على سرية المعلومات، وأنه سيتم الكشف عن هذه المعلومات لبعض الأشخاص في حدود الضرورة وبالقدر اللازم فقط.
بعد عملنا في منصب أمين مظالم Mars، لا يمكننا الانضمام إلى المؤسسة مرة أخرى في وظيفة مختلفة. فنحن نعتقد أن هذا الإجراء يمكن أن يضر بسرية اتصالاتنا. وهذا مثال آخر يوضح مدى جدية التزامنا بالسرية في برنامج أمين المظالم.
- هل يمكنني أن أبقى مجهول الهوية عند الاتصال بأمين المظالم؟
-
يفضّل أمين المظالم عدم قبول جهات الاتصال مجهولة الهوية لثلاثة أسباب رئيسية:
• مصداقية برنامج أمين المظالم:
على أمين المظالم التأكد من أن أي مشكلة يتم رفعها إلى مكتب الرئيس والإدارة العليا حقيقية وصحيحة في الواقع. يتطلب ذلك بذل الجهود اللازمة في تقييم نطاق المشكلة وتأثيرها المحتمل على مختلف نواحي العمل— وتشتمل الخطوة الأولى من هذا التقييم على التحدث مع/مقابلة الموظف الذي لفت انتباه أمين المظالم للمشكلة.• إنصاف الموظفين:
تتضمن المشاكل المرفوعة إلى أمين المظالم في الغالب موظف واحد أو أكثر. إنّ اتخاذ أمين المظالم أي إجراء دون تقييم الوضع تقييمًا جادًا أولاً، ليس إنصافًا بالنسبة لهؤلاء الموظفين.• عدم الكشف عن الهوية ليس ضروريًا:
السرية هي حجر الأساس لبرنامج أمين المظالم. الموظفون ليسوا بحاجة لإخفاء هوياتهم من أجل حماية خصوصيتهم.ومع ذلك، بحال شعور أحد الموظفين بعدم الراحة في مشاركة اسمه معنا بالرغم مما تقدم ذكره، فسنبذل قصارى جهدنا لتقديم الدعم له في ظل تلك الظروف.
- ما هي أفضل طريقة للوصول إلى أمين المظالم؟
-
انقر هنا للاتصال بأمين المظالم المحلي لديك.