Gyakran ismételt kérdések

Ki az ombudsman?

Az ombudsman BIZALMAS és nem hivatalos segítséget nyújt a munkatársaink számára bármilyen munkahelyi ügyben. Mint megbízott semleges forrás, a Mars ombudsman nem foglal állást és nem képviselője sem a munkatársaknak, sem a vállalatnak. 

Az ombudsman szolgáltatásai minden munkatársunk számára elérhetőek, beosztásától, telephelyétől vagy a cégnél töltött idejétől függetlenül.

Miért van a Marsnál ombudsman?

A Mars mindig elismerte, hogy márkáink mellett munkatársaink a legfontosabb erőforrásaink. 20 évvel ezelőtt azért hozta létre a Mars az ombudsman programot, hogy alternatív kommunikációs megoldásként ne lecserélje, hanem kiegészítse az olyan hivatalos megoldási csatornákat, mint a közvetlen felettesek vagy a P&O.A Program középpontjában az ombudsman az alábbiakat biztosítja:

• Egy olyan csatornát, melynek révén a munkatársak informális módon beszélhetnek dolgokról, anélkül, hogy azok "nyilvántartásba kerülnének".  Az ombudsman egy biztos pont, akihez észrevétellel fordulhat olyan kérdésekben, melyeket nem szívesen jelentene közvetlenül, vagy amelyek az Ön vagy mások minden erőfeszítése ellenére sem lettek hatékonyan vagy az Ön szempontjából megnyugtató módon megoldva.
• Lehetőséget nyújt a vállalat számára, hogy megértsék a munkatársakat érintő kérdéseket, és módokat találjanak a továbbfejlődéshez. Az ombudsman nem tartja nyilván a munkatársakkal való kapcsolattartás közvetlen részleteit, de az általános statisztikai adatokat és az üzleti életben felvetett kérdések trendjeit rögzíti. Ez az információ kategorizálásra kerül, majd megosztják az elnöki irodával és a felsővezetéssel, azzal a céllal, hogy megoldást keressenek a Mars üzleti ügyeinek jobbá tételére.

Milyen képzettséggel vagy háttérrel rendelkeznek a Mars ombudsmanjai? 

Ahhoz, hogy valaki ombudsman-jelölt lehessen, a következő követelményeknek kell megfelelnie: 

• Megbízható, tisztességességéről és integritásáról ismert.
• Számottevően sok (>10) évet töltött a Marsnál, ideális esetben többféle helyen  és szegmensben, így átfogóan ismeri kultúránkat és a dolgok menetét.
• Otthonosan tud együttműködni bármely szintről érkező munkatársakkal.
• Legalább egy idegen nyelvet beszél.

A kiválasztás után minden új ombudsman specializált képzésben vesz részt, hogy feladatát a lehető leghatékonyabban végezhesse el. A képzésben szerepelnek az aktív hallgatásra, konfliktuskezelésre, mediációra, illetve az ombudsmani hivatal fenntartására koncentráló kurzusok. Ezenkívül minden leendő ombudsmant egy már hivatalban lévő ombudsman mentorál. Hivatalba lépése részeként az új ombudsman három-hat hónapig mentora mellett dolgozik. 

Az ombudsman szakma folyamatosan változik és egyre inkább egy, a változást elősegítő, proaktív segítőt értünk alatta.  Hogy lépést tartson a versennyel, minden Mars ombudsmannak fejlesztenie kell szakmai készségeit, továbbképzéseken való részvétellel, esettanulmányok olvasásával, illetve a megfelelő konferenciákon való részvétellel , továbbá meg kell szereznie az ombudsman szakmai szabvány tanúsítványát (Hitelesített szervezeti ombudsman, "Certified Organizational ombudsman Practitioner" - CO-OP)

Kinek számol be az ombudsman? 

A Mars ombudsmanja FÜGGETLEN, és nem tagja semmilyen szegmensnek, üzleti egységnek vagy funkciónak.  A közvetlenül az elnöki hivatalnak beszámoló ombudsman szabadon beszélgethet bármely munkatárssal, függetlenül azok munkakörétől vagy a jelentéstételi struktúrában elfoglalt helyétől, és képes rá, hogy a fontos kérdéseket közvetlenül a vállalat legmagasabb szintjére emelje.

Milyen jellegű kérdéseket vagy aggályokat vethetek fel az ombudsmannál?

Az ombudsman bármilyen munkával kapcsolatos kérdés átgondolásában segítséget tud nyújtani.Nem biztos benne, hogy kérdése megfelelő arra, hogy az ombudsman elé terjessze?Forduljon az ombudsmanhoz,hogy vele együtt eldöntse, melyik erőforrás a legmegfelelőbb az Ön számára.

Az alábbi esetekben érdemes felkeresni az ombudsmant: 

• nem biztos benne, hogyan kezeljen egy nehéz helyzetet
• aggályai vannak a munkahelyi igazságossággal vagy méltányossággal kapcsolatban
• hasznát venné egy semleges fórumnak, amely segíthetne a lehetőségek áttekintésében
• segítségre lenne szüksége egy kritikus beszélgetés előkészítésében
• ha érdeklik a vállalaton belüli szakmai továbbfejlődés lehetőségei
• Ha szeretne beszélni valakivel, akinek már több éves tapasztalata van a Marsnál, és segíthet Önnek hatékonyabban mozogni a vállalaton belül
• Ha olyan viselkedés tanúja lesz, mely nem felel meg az Öt Alapelvnek.
• szüksége van valakire, aki meghallgatja

Miben különböznek az ombudsman szolgáltatásai a P & O-tól?

Az ombudsman és a P&O erőforrásai egyaránt rendelkezésére állnak, ha munkahelyi ügyet kíván megvitatni. Van azonban néhány fontos különbség, melyeket szem előtt kell tartani annak mérlegelésekor, hogy kihez fordul: 

Az ombudsman SEMLEGES és pártatlan; a P&O a munkatársakat képviseli.  
Az ombudsman feladata, hogy pártatlan maradjon, ne álljon sem a Munkatárs, sem a Vállalat oldalára – érdekük annak biztosítása, hogy a vállalat politikáit, gyakorlatait és eljárásait tisztességesen kövessék, és azok összhangban legyenek az Öt Alapelv, illetve a Munkatársak koncepciójával. 

Az ombudsman egy bizalmas, nem nyilvántartott fórum; a P&O nak kötelessége a munkatársakkal folytatott megbeszélések részleteiről nyilvántartást vezetni.
Az ombudsmannal folytatott beszélgetés során biztos lehet benne, hogy semmilyen személyes azonosításra alkalmas nyilvántartást nem vezetnek. Amíg az ügy "aktív", az ombudsman tárolhat az ügy kérdéseire emlékeztető jegyzeteket, de azokat az eset lezárásakor meg kell semmisítenie.

Az ombudsman informális vizsgálatokat segíthet elő; a P&O hivatalos vizsgálatokat indít.
Az ombudsman, a munkatárs kifejezett engedélyével harmadik felek bevonásával végezhet vizsgálatot az üggyel kapcsolatban, hogy jobban megértse a kérdés mindkét oldalát. Az előzetes megállapodástól függően ez jelentheti a munkatárs azonosságának nyilvános és bizalmas kezelését egyaránt. Az ügy kimenetelétől függetlenül az ombudsmannak nincs döntéshozatali joga, és nem ragaszkodhat semmiféle intézkedés megtételéhez. Az ombudsman azonban befolyás gyakorlására törekszik azokban az esetekben, ahol meglátása szerint a folytatott magatartás, politika, gyakorlat vagy eljárás nem volt összhangban az az Öt Alapelv és a munkatársak koncepciójával.

A vélt diszkriminatív viselkedés vagy zaklatás Marsnál történő jelentésének legjobb módszere a hivatalos panaszkezelési eljárás, mivel az ombudsmannal történő kommunikáció bizalmas jellegű, illetve, mivel az ombudsman a Nemzetközi Ombudsman Szövetség Etikai Kódexe alapján ki van zárva a hivatalos vizsgálatokból. Az ombudsmannál tett panaszok nem indítanak el hivatalos vizsgálatot, és a vállalat azokkal kapcsolatban nem kap tájékoztatást. Ha hivatalos panaszt kíván benyújtani, a legjobb döntés a helyi P&O képviselő felkeresése.

Az ombudsman FÜGGETLEN, és nem tartozik egyetlen szegmenshez, üzleti egységhez vagy funkcióhoz sem; a P&O aktív szerepet vállal a vállalati döntéshozatalt, munkatársak felvételét, elbocsátását és előléptetését illető döntésekben is.
Noha az ombudsman felkérhető, hogy ossza meg a vállalati politikával kapcsolatos nézeteit, nem rendelkezik döntéshozatali joggal, és nem követelheti változások eszközlését.

Mi a helyzet a titoktartással?

Az ombudsmannal folytatott beszélgetések annak tudatában történnek, hogy azokat bizalmasan fogják kezelni.Csupán a munkatársainkkal folytatott beszélgetések követésének céljából tartunk fenn minimális jegyzeteket.   Nincsenek "esetnyilvántartó" akták. Az egyetlen adat, melyet megőrzünk, az üzleti életben felvetett kérdések általános statisztikai adatainak és trendjeinek rögzítése.

Visszautasítunk minden olyan közvetlen felettestől vagy bárki mástól származó állítást vagy megkeresést, mely azt próbálja meghatározni, hogy valaki beszélt-e az ombudsmannal. Nem kell megmondania senkinek sem, hogy eszébe jutott, tervezi, vagy már megtette, hogy beszél az ombudsmannal.

Sőt, személyes adatait minden körülmények között tiszteletben tartjuk, kivéve, ha úgy ítéljük meg, hogy Ön vagy más közvetlen veszélynek van kitéve.   Ha ez a helyzet áll fenn, nyomatékosan javasoljuk, hogy az érintettek maguk tegyék közzé ezeket az adatokat.  Ha ezt elutasítják, azt tanácsoljuk nekik, hogy a titoktartás maradjon fenn, az információt pedig csak azok számára adjuk át, akiknek szükséges, és csak a szükséges mértékben. 

Mars ombudsmanként végzett munkánk után már nem csatlakozunk ismét a céghez más szerepkörben. Úgy gondoljuk, ha ezt tennénk, az veszélyeztethetné kapcsolataink bizalmas jellegét. Ez is egy példa, mely azt mutatja, mennyire komolyan kezeljük a titoktartást az ombudsman programban.

Anonim maradhatok-e, ha az ombudsmanhoz fordulok?

Az ombudsman három fő okból nem kíván elfogadni névtelen kapcsolatfelvételt: 

•    Az ombudsman program hitelessége: 
Az ombudsmannak biztosítania kell, hogy bármilyen, az elnöki irodába és a felsővezetéshez eljutó ügy igaz és a valóságnak megfelel.  Ehhez az ügy hatókörének és az üzletre gyakorolt lehetséges hatásának gondos vizsgálata szükséges— ennek első lépése pedig az ügyre az ombudsman figyelmét felhívó munkatárssal való beszélgetés/találkozás.  

•    Méltányosság a munkatársakkal: 
az ombudsmanhoz beterjesztett ügyek gyakran egy vagy több munkatárssal is kapcsolatosak. Ezekkel a munkatársakkal szemben méltánytalan lenne, ha az ombudsman a helyzet gondos előzetes értékelése nélkül tenne lépéseket. 

•    Az anonimitás nem szükséges: 
A titoktartás az ombudsman program sarokköve. A titoktartás biztosításához a munkatársaknak nincs szükségük a névtelenségre.

Ha azonban egy munkatárs a fentiek ellenére sem szeretné felfedni személyazonosságát előttünk, mi a körülményekhez képest mindent megteszünk, amit tudunk, hogy támogatást nyújtsunk.

Mi az ombudsman elérésének legjobb módja?

Kattintson ide a helyi ombudsmannal való kapcsolat felvételéhez.

Olvassa el legfrissebb éves jelentésünket>