Dažnai užduodami klausimai

Kas yra ombudsmenas?

Ombudsmenas teikia KONFIDENCIALIĄ ir privačią pagalbą darbuotojams, sprendžiantiems darbe kylančias problemas.  Veikdami kaip neutrali šalis „Mars“ ombudsmenai yra nešališki ir spręsdami klausimus nestoja nei į darbuotojo, nei į įmonės pusę. 

Ombudsmeno paslaugomis gali naudotis visi darbuotojai, nepriklausomai nuo savo užimamų pareigų, darbo vietos ar darbo trukmės.

Kodėl „Mars“ turi ombudsmeną?

„Mars“ visada laikėsi nuomonės, kad šalia mūsų prekių ženklų mūsų darbuotojai yra pats vertingiausias mūsų turtas. Todėl jau daugiau nei 20 metų „Mars“ turi ombudsmenų programą, kuri yra alternatyvus ryšio kanalas, papildantis, bet ne pakeičiantis formalius nesutarimų kanalus, tokius kaip tiesioginiai vadovai ir personalo skyrius. Ombudsmenas iš esmės yra:

• asmuo, su kuriuo darbuotojai gali jiems kylančias problemas aptarti neformaliai ir to niekur nefiksuojant.  Ombudsmenas yra patikimas asmuo, jei norite pasitarti dėl jums nerimą keliančio dalyko, tačiau nesijaučiate pakankamai patogiai, kad apie jį praneštumėte tiesiogiai patys, arba jei nepaisant jūsų ir kitų asmenų pastangų, jūsų nuomone, problema nebuvo tinkamai išspręsta;
• galimybė įmonei suprasti, kas kelia darbuotojams nerimą, ir imtis priemonių gerinti situaciją. Ombudsmenas neveda jokių užrašų, susijusių su darbuotoju tiesiogiai, tačiau jis registruoja bendrąją statistiką ir tai, su kokio tipo problemomis susiduriama įmonėje. Ši informacija apibendrinama, apie ją informuojamas prezidentas ir vyr. administracija, siekiant ieškoti būdų, kaip pagerinti „Mars“ veiklos procesus.

Ko mokėsi ar kokią kvalifikaciją turi „Mars“ ombudsmenai? 

Norėdamas kandidatuoti į ombudsmenus, asmuo turi būti: 

• patikimas ir turėti sąžiningo ir garbingai veikiančio žmogaus reputaciją; 
• išdirbęs „Mars“ pakankamai ilgą laikotarpį (daugiau kaip 10 metų), idealiu atveju – įvairiose vietose / segmentuose, kad būtų susipažinęs su mūsų kultūra ir mūsų darbo metodais; 
• turi mokėti kvalifikuotai dirbti su bet kurio lygio darbuotojais;
• kalbėti daugiau nei viena kalba.

Kiekvienas naujai paskirtas ombudsmenas gauna specialius mokymus, kad kuo veiksmingiau dirbtų savo darbą. Mokymai apima dalyvavimą kursuose apie aktyvų klausymąsi, konfliktų sprendimą, tarpininkavimą ir ombudsmeno tarnybos kasdieninę veiklą. Be to, kiekvieną naują ombudsmeną prižiūri labiau patyręs ombudsmenas. Naujas ombudsmenas prieš pradėdamas darbą nuo trijų iki šešių mėnesių dirba kartu su savo mokytoju. 

Ombudsmeno profesija nuolat kinta, ir ombudsmenas tampa vis aktyvesniu pokyčių skatintoju.  Kad nuolat tobulėtų, visi „Mars“ ombudsmenai privalo ir toliau tobulinti savo įgūdžius įvairiuose mokymuose, nagrinėti atvejų tyrimus, dalyvauti atitinkamose konferencijose bei išsilaikyti ombudsmeno profesinių standartų sertiikatą („Certified Organizational Ombudsman Practitioner“, CO-OP).

Kaip atskaitingas ombudsmenas? 

„Mars“ ombudsmenas yra NEPRIKLAUSOMAS, jis nepriklauso jokiam segmentui, verslo padaliniui ar funkcijai.  Ombudsmenas atsiskaito tik prezidentui ir gali laisvai bendrauti su bet kuriuo darbuotoju, nepriklausomai nuo jo pareigų ar vietos hierarchijoje, jis gali spręsti ir greitai perduoti svarbius klausimus tiesiogiai iki aukščiausios įmonės administracijos lygio.

Su kokio pobūdžio klausimais ar problemomis galiu kreiptis į ombudsmeną?

Ombudsmenas gali padėti apsvarstyti bet kurį su darbu susijusį klausimą.  Nesate tikri, ar jūsų klausimas tinkamas, kad dėl jo kreiptumėtės į ombudsmeną?  Susisiekite su ombudsmenu ir kartu galėsite nuspręsti, kas geriausiai jums gali padėti išspręsti iškilusią problemą.

Galite susisiekti su ombudsmenu, jei: 

• nesate tikri, kaip pasielgti sudėtingoje situacijoje;
• kyla susirūpinimas dėl sąžiningumo ir lygiateisiškumo darbo vietoje;
• jums būtų naudinga sužinoti neutralaus asmens nuomonę, kuris padėtų įvertinti jūsų galimybes;
• jums reikia pagalbos rengiantis svarbiam pokalbiui;
• jus domina profesinio tobulėjimo galimybės įmonėje;
• norite pasikalbėti su kuo nors, turinčiu ilgametę darbo „Mars“ patirtį ir galinčiu padėti jums susigaudyti situacijoje;
• pastebėjote elgesį, neatitinkantį Penkių „Mars“ principų;
• norite būti išklausyti.

Kuo ombudsmeno tarnyba skiriasi nuo personalo skyriaus?

Ombudsmenas ir personalo skyrius yra ištekliai, kuriais galite naudotis, jei norite aptarti su darbu susijusį klausimą. Svarbus skirtumas, kurio reikia nepamiršti mąstant apie tai, į ką kreiptis: 

ombudsmenas yra NEUTRALUS ir nešališkas, o personalo skyrius yra darbuotojų advokatas. 
Ombudsmenas privalo likti nešališkas ir nestoti nei darbuotojo, nei įmonės pusėn – jų tikslas yra užtikrinti, kad įmonės politikomis, praktikomis ir procedūromis būtų vadovaujamasi sąžiningai ir pagal Penkis „Mars“ Principus ir Darbuotojų veiklos koncepciją. 

Ombudsmenas yra asmuo, su kuriuo galima pasitarti konfidencialiai ir be jokių įrašų; personalo skyrius privalo vesti išsamius pokalbių su darbuotojais įrašus.
Ombudsmeno tarnyboje privaloma neturėti jokios informacijos ar asmeniškai asmenį identifikuoti galinčių įrašų. Kol byla yra „aktyvi“, ombudsmenas gali vesti minimalius užrašus, kad prisimintų eigą ir problemas, tačiau kai byla uždaroma, visi tokie užrašai sunaikinami.

Ombudsmenas gali padėti su neoficialiomis užklausomis; personalo skyrius vykdo formalius tyrimus.
Ombudsmenas, gavęs atskirą darbuotojo sutikimą, gali pateikti užklausas apie nagrinėjamą klausimą trečiosioms šalims ir surinkti daugiau informacijos ir išsiaiškinti abiejų pusių požiūrius. Priklausomai nuo to, kaip buvo sutarta su darbuotoju, jo vardas gali būti atskleistas arba ne. Nepriklausomai nuo bylos sprendimo, ombudsmenas neturi teisės priimti sprendimo ir primygtinai rekomenduoti imtis kokių nors veiksmų. Tačiau ombudsmenas sieks daryti įtaką, jei, jo požiūriu, elgsena, politika, praktika ar procedūra nebuvo atliekama ir įgyvendinama pagal Penkis „Mars“ principus ir (arba) Darbuotojų veiklos koncepciją.

Formalios skundų pateikimo procedūros yra geriausias būdas „Mars“ informuoti apie galimai diskriminuojantį elgesį ar priekabiavimą, nes bendravimas su ombudsmenu yra konfidencialus, ir ombudsmenas negali atlikti formalių tyrimų pagal Tarptautinės ombudsmenų asociacijos etikos kodeksą. Skundas ombudsmenui nepradės formalaus tyrimo proceso ir įmonė nebus informuota apie problemą. Jei norite pateikti formalų skundą, geriausia pasitarti su vietiniu personalo skyriaus atstovu.

Ombudsmenas yra NEPRIKLAUSOMAS ir nepriklauso jokiam segmentui, verslo padaliniui ar funkcijai; personalo skyrius įmonėje atlieka politikos kūrimo, priėmimo į darbą, atleidimo ir darbuotojų kėlimo pareigose funkciją.
Ombudsmeno galima prašyti pareikšti jo nuomonę pagal įmonės politikas, tačiau jis neturi sprendimo priėmimo teisių ir negali privaloma tvarka reikalauti įgyvendinti kokius nors pokyčius.

O kaip dėl konfidencialumo?

Kalbėdamiesi su ombudsmenu visada kalbatės privačiai ir konfidencialiai.  Mes vedame tik minimalius užrašus, kurie leistų mums užtikrinti pokalbių su darbuotojais tęstinumą.   Jokių „bylų“ mes nevedame ir nesaugome. Vieninteliai duomenys, kuriuos turime, yra bendroji statistika arba tendencijos apie tai, kokio pobūdžio klausimai kyla visoje įmonėje.

Mes nepriimame jokių pareiškimų ar užklausų iš jūsų tiesioginio vadovo ar kito asmens, kuris siekia išsiaiškinti, ar jūs bendravote su ombudsmenu. Jūs neprivalote niekam sakyti, kad galvojate, planuojate pasikalbėti arba jau kalbėjotės su ombudsmenu.

Tiesa sakant, jūsų privatumas bus saugomas bet kokiomis aplinkybėmis, išskyrus atvejį, jei, mūsų nuomone, grėstų tiesioginės žalos jums ar kitiems asmenims pavojus.   Tokiu atveju mes primygtinai rekomenduosime susijusiems asmenims patiems atskleisti tokią informaciją.  Jei jie atsisako, informuojame apie tai, kad konfidencialumo išlaikyti nebus įmanoma ir kad mes informaciją atskleisime tik tiems asmenims, kurie privalo ją žinoti, ir tik tokia apimtimi, kokia tai yra reikalinga. 

Po to, kai baigiame darbą ombudsmeno pareigose, mes negrįšime į jokias kitokias pareigas įmonėje. Mes tikime, kad tai gali kelti pavojų pažeisti su mumis susisiekusių asmenų konfidencialumą.  Tai dar vienas pavyzdys to, kaip rimtai mes vertiname ombudsmeno programos privatumą.

Ar susisiekdamas su ombudsmenu galiu išlikti anonimas?

Ombudsmenai nėra linkę priimti anoniminių kontaktų dėl toliau nurodytų trijų pagrindinių priežasčių. 

•    Ombudsmeno programos patikimumas: 
ombudsmenas turi užtikrinti, kad bet kokia problema, apie kurią informuojamas prezidentas ir vyr. administracija, yra reali ir atitinka faktus. Tam reikia tinkamai išnagrinėti problemos mastą ir potencialią jos įtaką visam verslui – ir pirmasis veiksmas atliekant tokį vertinimą būtų susitikimas / pokalbis su darbuotoju, kuris pranešė ombudsmenui apie šią problemą. 

•    Sąžiningumas darbuotojų atžvilgiu: 
problemos, su kuriomis kreipiamasi į ombudsmeną, dažnai yra susijusios su vienu ar keliais kitais darbuotojais. Būtų nesąžininga tokių darbuotojų atveju, jei ombudsmenas imtųsi kokių nors veiksmų prieš tai tinkamai neįvertinęs situacijos. 

•    Anonimiškumas nėra būtinas: 
konfidencialumas yra ombudsmeno programos esminis pagrindas. Darbuotojams nebūtina būti anonimais, kad būtų užtikrintas jų privatumas.

Tačiau, jei nepaisant pirmiau nurodytų priežasčių darbuotojui vis tiek per daug nejauku pranešti mums savo vardą, mes imsimės tokių priemonių, kokios bus įmanomos, kad suteiktumėme jam įmanomą pagalbą.

Kaip galima susisiekti su ombudsmenu?

Spustelėkite čia, norėdami susisiekti su savo vietiniu ombudsmenu.

Perskaitykite mūsų naujausią metinę ataskaitą >