Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Ombudsman?

Ein Ombudsman bietet Mitarbeitern VERTRAULICHE und inoffizielle Unterstützung zur Klärung von arbeitsplatzbezogenen Angelegenheiten.  Als ausgewiesene NEUTRALE Ressource ergreift der Ombudsman bei Mars keine Partei und fungiert weder als Anwalt für einen Mitarbeiter noch für das Unternehmen.  

Die Leistungen des Ombudsman stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung, unabhängig von ihrer Rolle, ihrem Standort oder ihrer Beschäftigungsdauer.

Warum gibt es bei Mars eine Ombudsperson?

Mars hat immer erkannt, dass neben unseren Marken die Mitarbeiter unser wertvollstes Kapital sind. Deshalb hat Mars vor mehr als 20 Jahren das Ombudsman-Programm als einen alternativen Kommunikationskanal ins Leben gerufen, der die formalen Kanäle wie Vorgesetzte und Personalabteilung ergänzt, aber nicht ersetzt.  Als Kernstück des Programms bietet der Ombudsman:

• Einen Kanal für Mitarbeiter, um Angelegenheiten informell und vertraulich zu besprechen. Der Ombudsman ist eine vertrauenswürdige Ressource, um Feedback zu Angelegenheiten zu geben, die dich frustrieren, die du aber nicht direkt selbst melden willst, oder zu Themen, die trotz deiner Bemühungen oder der Bemühungen anderer nicht effektiv angegangen oder aus deiner Sicht angemessen gelöst wurden.
• Eine gute Gelegenheit für das Unternehmen, Probleme zu verstehen, die sich auf die Mitarbeiter auswirken, und Verbesserungspotentiale zu finden. Der Ombudsman führt keine Aufzeichnungen über die direkten Kontakte mit den Mitarbeitern, aber er erfasst allgemeine statistische Daten und Trends in Bezug auf die Art der im gesamten Unternehmen auftretenden Themen. Diese Informationen werden in Kategorien eingeteilt und mit dem Office of the President und der Geschäftsleitung geteilt, mit dem Ziel, Wege zur Verbesserung der Geschäftsabläufe bei Mars zu finden.

Welche Ausbildung und welchen Hintergrund hat ein Ombudsman bei Mars? 

Um für eine offene Position als Ombudsman in Betracht gezogen zu werden, muss ein Kandidat: 

• Vertrauenswürdig sein und einen guten Ruf in Bezug auf Ehrlichkeit und Integrität haben. 
• Seit einer beträchtlichen Anzahl von Jahren (mehr als 10 Jahre) und idealerweise über mehrere Standorte / Segmente hinweg bei Mars tätig sein, so dass die Person mit unserer Kultur und Arbeitsweise vertraut ist. 
• In der Lage sein, mühelos mit Mitarbeitern auf allen Ebenen umzugehen.
• Mindestens eine Fremdsprache sprechen.

Nach seiner Ernennung erhält jeder neue Ombudsman eine spezielle Schulung, um die neue Aufgabe effektiv zu erfüllen. Die Schulung umfasst die Teilnahme an Kursen, die sich auf aktives Zuhören, Konfliktlösung und Mediation konzentrieren, sowie auf das Arbeiten im Ombudsman-Team. Darüber hinaus wird jeder neue Ombudsman von einem erfahrenen Ombudsman betreut. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses begleitet der neue Ombudsman seinen Mentor für einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten. 

Die Tätigkeit des Ombudsman entwickelt sich ständig weiter, hin zu einem proaktiven Mittler des Wandels.  Um der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein, wird von allen Ombudsleuten bei Mars erwartet, dass sie ihr Kompetenzniveau durch Weiterbildung, Lesen von Fallstudien und Teilnahme an einschlägigen Trainings sowie durch die Zertifizierung zum Ombudsman (Certified Organizational Ombudsman Practitioner, kurz: CO-OP) kontinuierlich weiterentwickeln.

An wen berichtet der Ombudsman? 

Ein Ombudsman bei Mars ist UNABHÄNGIG und gehört keinem spezifischen Segment, keiner Geschäftseinheit oder Funktion an.  Der Ombudsman untersteht unmittelbar dem Office of the President und hat die Freiheit, mit jedem Mitarbeiter zu sprechen, unabhängig von seiner Funktion oder seiner Berichtsstruktur. So hat er die Möglichkeit, wichtige Themen schnell und direkt an die höchste Ebene des Unternehmens zu kommunizieren.

Mit welcher Art von Fragen oder Anliegen kann ich mich an den Ombudsman wenden?

Der Ombudsman kann dich bei allen arbeitsbezogenen Angelegenheiten unterstützen.  Du bist dir nicht sicher, ob deine Frage angemessen ist, um sie an einen Ombudsman zu richten?  Wende dich an einen Ombudsman, um gemeinsam zu entscheiden, was die besten verfügbaren Ressourcen zu deiner Unterstützung sind.

Du kannst den Ombudsman kontaktieren, wenn du: 

• Unsicher bist, wie man mit einer schwierigen Situation umgeht
• Dir Gedanken um Fairness oder Gerechtigkeit am Arbeitsplatz machst
• Möglicherweise von einer neutralen Sicht der Dinge profitieren würdest, die bei der Bewertung von Optionen hilft
• Hilfe bei der Vorbereitung auf ein wichtiges Gespräch brauchst
• Interesse an beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens hast
• Mit jemandem sprechen möchtest, der über jahrelange Erfahrung bei Mars verfügt und dir helfen kann, effektiv innerhalb des Unternehmens zu navigieren
• Verhalten miterlebt hast, das nicht mit den Fünf Prinzipien übereinstimmt
• Jemanden zum Zuhören brauchst

Inwiefern unterscheiden sich die Arbeit des Ombudsman von denen der Personalabteilung?

Der Ombudsman und die Personalabteilung sind Ressourcen, die dir zur Verfügung stehen, wenn du eine arbeitsplatzbezogene Angelegenheit diskutieren möchtest. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede, die du beachten solltest, wenn du entscheidest, wen du kontaktieren sollst: 

Der Ombudsman ist NEUTRAL und unparteiisch; die Personalabteilung ist ein Advokat für Mitarbeiter.  
Die Rolle des Ombudsman besteht darin, unparteiisch zu bleiben und sich nicht auf die Seite des Mitarbeiters oder des Unternehmens zu stellen – sein Interesse ist es sicherzustellen, dass die Richtlinien, Praktiken und Verfahren des Unternehmens fair und im Einklang mit den Fünf Prinzipien und dem Mitarbeiterkonzept umgesetzt werden. 

Ein Ombudsman ist eine vertrauliche, inoffizielle Ressource; die Personalabteilung hingegen ist verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Gespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen.
Beim Gespräch mit einem Ombudsman wird zugesichert, dass keine Informationen oder persönliche Daten gespeichert werden. Während ein Fall „aktiv“ ist, kann der Ombudsman minimale Notizen aufbewahren, um sich an die Probleme zu erinnern, aber sobald ein Fall abgeschlossen ist, werden alle Notizen vernichtet.

Der Ombudsman kann informelle Untersuchungen unterstützen; die Personalabteilung führt formelle Untersuchungen durch.
Mit ausdrücklicher Genehmigung des Mitarbeiters kann der Ombudsman bei Dritten Nachforschungen über den Fall anstellen, um Informationen zu sammeln und beide Seiten einer Angelegenheit zu verstehen. Je nach Absprache kann dies die Offenlegung des Namens des Mitarbeiters beinhalten oder auch nicht. Unabhängig vom Ausgang des Falles hat der Ombudsman keine Entscheidungsbefugnisse und kann nicht auf einer bestimmten Vorgehensweise bestehen. Der Ombudsman wird jedoch versuchen, Einfluss zu nehmen, wenn seiner Ansicht nach Verhalten, Richtlinien, Praktiken oder Verfahren nicht so umgesetzt wurden, dass sie mit den Fünf Prinzipien und/oder dem Mitarbeiterkonzept in Einklang stehen.

Formelle Beschwerdeverfahren sind der beste Weg, um Mars über angeblich diskriminierendes Verhalten oder Belästigung zu informieren, da die Kommunikation mit dem Ombudsman vertraulich ist und er gemäß dem Verhaltenskodex der International Ombudsman Association of Ethics keine formellen Untersuchungen durchführen darf. Beschwerden an den Ombudsman werden kein formelles Untersuchungsverfahren auslösen oder das Unternehmen über eine Angelegenheit informieren. Wenn du eine formelle Beschwerde einreichen möchtest, ist es am besten, mit deinem örtlichen Ansprechpartner der Personalabteilung zu sprechen.

Der Ombudsman ist NEUTRAL und nicht Teil eines Segments, einer Geschäftseinheit oder Funktion; die Personalabteilung spielt eine Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenspolitik, bei Einstellungsentscheidungen, bei der Trennung von und der Beförderung von Mitarbeitern.
Der Ombudsman kann zwar gebeten werden, seine Sichtweise zu den Unternehmensrichtlinien darzulegen, er hat jedoch keine Entscheidungsbefugnisse und kann nicht vorschreiben, dass Änderungen vorgenommen werden.

Wie sieht es mit der Vertraulichkeit aus?

Die Gespräche mit dem Ombudsman werden mit der Maßgabe geführt, dass sie vertraulich behandelt werden.  Wir machen uns nur minimale Notizen, die es uns ermöglichen, die Kontinuität in unseren Gesprächen mit den Mitarbeitern zu wahren.   Wir führen keine „Fallakten“. Die einzigen Daten, die wir speichern, sind allgemeine Statistiken oder Trends in Bezug auf die Problemfelder, die im gesamten Unternehmen auftreten.

Wir werden jede Aussage oder Anfrage deines Line Managers oder einer anderen Person, die feststellen möchte, ob du mit einem Ombudsman gesprochen hast, verweigern. Du bist nicht verpflichtet, irgendjemandem mitzuteilen, dass du darüber nachgedacht hast oder vorhast, mit einem Ombudsman zu sprechen, oder bereits mit ihm gesprochen hast.

In der Tat wird deine Privatsphäre unter allen Umständen respektiert, außer wenn wir glauben, dass eine unmittelbare Gefahr für dich oder andere besteht.   In diesem Fall empfehlen wir den Beteiligten dringend, die Informationen selbst offenzulegen.  Sollten sie sich weigern, werden wir sie darauf hinweisen, dass die Vertraulichkeit nicht gewahrt werden kann, und die Informationen nur an diejenigen weitergeben, die darüber informiert werden müssen, und nur in dem erforderlichen Umfang. 

Nach unserer Tätigkeit als Ombudsman bei Mars werden wir nicht in einer anderen Funktion in das Unternehmen zurückkehren. Wir glauben, dass andernfalls ein Risiko bestehen könnte, die Vertraulichkeit unserer Kontakte zu gefährden.  Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie ernst wir das Element der Vertraulichkeit in unserem Ombudsman-Programm nehmen.

Kann ich anonym bleiben, wenn ich mich an einen Ombudsman wende?

Das Ombudsman Team zieht es vor, keine anonymen Kontakte zu akzeptieren, und zwar aus drei Hauptgründen: 

•    Glaubwürdigkeit des Ombudsman-Programms: 
Der Ombudsman muss sicherstellen, dass alle dem Office of the President und dem Senior Management mitgeteilten Fragestellungen real und sachlich einwandfrei sind.  Dies erfordert eine sorgfältige Bewertung des Umfangs der Angelegenheit und ihrer möglichen Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen – und der erste Schritt dieser Bewertung umfasst Gespräche/Treffen mit dem Mitarbeiter, der sie dem Ombudsman zur Kenntnis gebracht hat. 

•    Fairness gegenüber Mitarbeitern: 
An Angelegenheiten, die dem Ombudsman vorgelegt werden, sind oft ein oder mehrere andere Mitarbeiter beteiligt. Es wäre unfair gegenüber diesen Mitarbeitern, wenn der Ombudsman Maßnahmen ergreifen würde, ohne die Situation vorher sorgfältig bewertet zu haben. 

•    Anonymität ist nicht notwendig: 
Vertraulichkeit ist der Eckpfeiler des Ombudsman-Programms. Mitarbeiter benötigen keine Anonymität, um ihre Privatsphäre zu schützen.

Sollte es einem Mitarbeiter dennoch zu unangenehm sein, seinen Namen mit uns zu teilen, werden wir unter den gegebenen Umständen alles tun, was wir können, um ihn zu unterstützen.

Wie erreicht man den Ombudsman am besten?

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