Часто задаваемые вопросы

Кто такой омбудсмен?

Омбудсмен оказывает конфиденциальную помощь сотрудникам в решении любых рабочих вопросов.Омбудсмен является нейтральным и беспристрастным источником информации, поэтому мы не занимаем чью-либо сторону – компании или сотрудника. 

К омбудсмену может обратиться любой сотрудник вне зависимости от его должности, местоположения или времени работы в компании.

Почему в Mars есть омбудсмен?

Mars знают по всем миру не только благодаря брендам, но и благодаря сотрудникам - самому ценному активу компании. Именно поэтому более 20 лет назад в Mars была создана программа Омбудсменов, которая является альтернативным источником информации по рабочим вопросам  (помимо линейного менеджера или P&O) . Как может помочь Омбудсмен?

• Это возможность для сотрудников обсудить актуальные вопросы в неформальной обстановке. Омбудсмен — надежный канал коммуникации, который позволяет поделиться обратной связью по тем вопросам, которые тебя беспокоят и которые, несмотря на все усилия, не были решены должным образом.
• Это возможность для компании понять проблемы сотрудников и найти пути решения. Омбудсмен не хранит никаких письменных записей о личности сотрудника, который обратился c вопросом. Омбудсмен лишь фиксирует обобщенные данные и тренды об актуальных проблемах в компании. Информация структурируется и передается в офис президента Mars, а также лидерской команде, чтобы улучшить внутренние процессы в компании.

Какую подготовку или опыт имеет омбудсмен Mars? 

Для того чтобы претендовать на должность омбудсмена, кандидат должен:

• Иметь репутацию честного и заслуживающего доверия человека.
• Работать в Mars долгое время (более 10 лет) и, желательно, на разных сайтах и в различных сегментах и направлениях бизнеса - таким образом мы можем быть полностью уверенными в том, что омбудсмен понимает культуру Mars и подход к ведению бизнеса.
• Уметь эффективно работать со всеми сотрудниками вне зависимости от их уровня
• Владеть несколькими языками

После утверждения на должность каждый новый Омбудсмен проходит специальную подготовку для эффективной работы в роли. Подготовка включает в себя прохождение курсов по активному слушанию, решению конфликтов и посредничеству, а также по поддержанию работы программы Омбудсменов. Кроме того, у каждого нового Омбудсмена есть наставник - действующий Омбудсмен компании Омбудсмен работает с наставником в течение трех–шести месяцев после назначения на должность. 

Профессия омбудсмена продолжает меняться и развиваться, и сегодня омбудсмен все чаще является инициатором изменений в компании. Чтобы соответствовать изменениям, все омбудсмены Mars должны постоянно повышать уровень квалификации, учиться, и участвовать в профильных конференциях - в дополнение к профессиональной сертификации (Certified Organizational Ombudsman Practitioner (CO-OP).

Кому подчиняется Омбудсмен?

Омбудсмен действует независимо от всех сегментов, бизнес-юнитов и функций. Он подчиняется непосредственно офису президента.  Омбудсмен может общаться с любым сотрудником вне зависимости от его позиции или структуры подчинения, и может оперативно эскалировать важные вопросы напрямую на самый высокий уровень в компании.

С какими вопросами или проблемами я могу обратиться к омбудсмену?

Омбудсмен поможет в решении любых рабочих вопросов. Не знаешь, можно ли обратиться к обмудсмену со своим вопросом? Свяжись с омбудсменом, чтобы вместе решить, какой из имеющихся каналов тебе выбрать.

Ты можешь обратиться к Омбудсмену если:

• не знаешь, как разрешить сложную ситуацию
• чувствуешь предвзятое или несправедливое отношение на работе
• хочешь получить независимую оценку
• ищешь помощь для подготовки к серьезному разговору
• интересуешься возможностями профессионального развития внутри компании
• хочешь поговорить с тем, кто долго работает в Mars и сможет дать совет, как эффективно выстраивать взаимодействие в компании
• видишь нарушение Пяти Принципов
• ищешь того, кто сможет тебя выслушать

Чем Омбудсмен отличается от P&O?

Омбудсмен и сотрудники P&O — это специалисты, с которыми можно обсудить рабочие вопросы. Но между ними существует несколько важных отличий:

Омбудсмен НЕЙТРАЛЕН и беспристрастен, а сотрудники P&O защищают права сотрудника.
Омбудсмен не занимает сторону сотрудника или компании - его задача обеспечить соблюдение политик и процедур компании, а также общее соответствие Пяти Принципам и Концепции сотрудника.

Омбудсмен гарантирует конфиденциальность и не записывает диалог с сотрудником, в то время как сотрудник P&O должен вести подробные записи всех таких разговоров.
Омбудсмен гарантирует полную анонимность и отсутствие информации, раскрывающей личность сотрудника. На время решения проблемы омбудсмен может вести краткие записи, чтобы не забыть важные детали вопроса. После разрешения ситуации - все записи уничтожаются.

Омбудсмен может помочь в решении неформальных вопросов, а сотрудник P&O проводит официальное расследование.
Для общего понимания ситуации, с разрешения сотрудника, омбудсмен может запросить дополнительную информацию о решаемом вопросе у третьих лиц. В зависимости от договоренностей между сотрудником и омбудсменом, имя сотрудника может быть сохранено в тайне или раскрыто. Независимо от итогов обсуждения, омбудсмен не имеет права принимать решения или настаивать на конкретных действиях. Тем не менее омбудсмен может повлиять на ситуацию если, по его мнению, поведение, политика или процедура не соответствуют Пяти Принципам или Концепции сотрудника.

Подать официальную жалобу в рамках установленной процедуры - это лучший способ рассказать о дискриминации или притеснении в компании, так как обращение к омбудсмену конфиденциально. Омбудсмен не может проводить официальное расследование в соответствии с кодексом этики Международной ассоциации омбудсменов. Жалобы омбудсмену не приведут к официальному расследованию и не проинформируют компанию о проблеме. Если ты хочешь подать официальную жалобу, то лучше обратиться к сотруднику P&O.

Омбудсмен является НЕЗАВИСИМЫМ каналом коммуникации и не относится к какому-либо отделу или функции. P&O участвует в разработке политик компании, найме, прекращении трудовых отношений и карьерном продвижении сотрудников.
Хотя омбудсмена можно попросить высказать свою точку зрения относительно политики компании, он не имеет прав на принятие решений и не может требовать внесения изменений.

Как соблюдается конфиденциальность?

Содержание разговоров с омбудсменом остается конфиденциальным. Мы храним только краткие записи, которые позволяют нам последовательно вести диалог с сотрудниками.  Мы не ведем базу обращений сотрудников. Мы храним только общую статистику и фиксируем только основные типы проблем, возникающих в компании.

Мы не отвечаем на запросы от линейных менеджеров и любых других лиц, которые пытаются выяснить, обращался ли кто-то из сотрудников к Омбудсмену. Тебе не обязательно сообщать кому-либо о том, что ты планировал, планируешь или уже обращался к омбудсмену.

Мы сохраним твою анонимность при любых обстоятельствах, кроме случаев, когда, по нашему мнению, имеется очевидный риск причинения вреда тебе или другим лицам.  В этом случае мы настоятельно рекомендуем сотрудникам самостоятельно сделать это. В случае отказа, мы сообщаем сотрудникам, что их конфиденциальность не может быть сохранена, и будем в необходимой степени раскрывать информацию лицам, которым она требуется. 

После работы Омбудсменом в Mars мы не будем занимать другие должности в компании, так как это может поставить под угрозу конфиденциальность наших диалогов с сотрудниками. Это еще один пример того, насколько серьезно мы относимся к конфиденциальности в программе Омбудсменов.

Могу ли я не раскрывать свою личность при обращении к омбудсмену?

Омбудсмен обычно не соглашается на анонимное общение по трем основным причинам:

•   Объективность: 
Омбудсмен должен следить за тем, чтобы любой вопрос, который эскалируется на офис президента был актуальным и соответствовал реальной ситуации. Для этого требуется тщательная оценка масштаба проблемы и ее потенциального воздействия на компанию. Первый шаг этой оценки заключается в проведении беседы/встречи с сотрудником, который обратился к омбудсмену.

•   Справедливость по отношению к сотрудникам:
Решение вопросов, обсуждаемых с омбудсменом, часто требует участия нескольких сотрудников. И принятие каких-либо действий омбудсменом без предварительной оценки ситуации будет несправедливым по отношению к другим сотрудникам.

•   Анонимность по умолчанию:
Конфиденциальность является краеугольным камнем программы омбудсменов. Сотрудникам не надо беспокоиться об анонимности.

Даже если сотрудник не хочет сообщать свое имя, мы постараемся оказать всевозможную поддержку в сложившихся обстоятельствах.

Как лучше всего связаться с омбудсменом?

Нажми здесь, чтобы связаться с местным омбудсменом.

Познакомься с нашим последним годовым отчетом >