Preguntas frecuentes
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¿Qué es un Ombudsman?
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El Ombudsman brinda asistencia CONFIDENCIAL y extraoficial a los Asociados para ayudar a resolver cualquier asunto laboral. Como recurso NEUTRAL designado, el Ombudsman de Mars no toma partido y no es un defensor de ningún Asociado o ni de la empresa.
Los servicios del Ombudsman están disponibles para todos los Asociados, independientemente de su función, ubicación o antigüedad.
- ¿Por qué Mars tiene un Ombudsman?
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Mars siempre ha reconocido que, junto con nuestras marcas, los Asociados son nuestro recursos más importante. Ese es el motivo por el que, hace más de 20 años, Mars creó el Programa de Ombudsman como un canal alternativo de comunicación para complementar, pero no reemplazar, los canales de resolución formal como Line Managers y P&O. En el centro del Programa, el Ombudsman proporciona lo siguiente:
- Un canal para que los Asociados analicen asuntos de manera informal, es decir, "extraoficialmente". El Ombudsman es un recurso confiable para brindar comentarios sobre problemas que te hacen sentir frustración pero sobre los cuales no te sientes con la comodidad suficiente para informarlos tú mismo, o problemas que, a pesar de tus grandes esfuerzos o los esfuerzos de otros, no se abordaron de forma efectiva o no se resolvieron adecuadamente según tu opinión.
- Una oportunidad para que la empresa comprenda los problemas que afectan a los Asociados e identifique formas de mejorar. El Ombudsman no lleva registros que detallen los contactos directos de los Asociados, pero sí recoge datos estadísticos generales y tendencias en los tipos de problemas que se plantean en toda la empresa. Esta información se clasifica y comparte con la oficina del President y los principales directivos con el fin de encontrar maneras de mejorar la forma en que Mars hace negocios.
- ¿Qué formación o experiencia tiene el Ombudsman de Mars?
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Para ser tenido en cuenta para un puesto disponible como Ombudsman, un candidato debe cumplir los siguientes requisitos:
- Ser confiable y tener buena reputación por su honestidad e integridad.
- Haber trabajado en Mars durante una cantidad significativa de años (>10 años) y preferentemente en una variedad de sedes/segmentos, para estar familiarizado con nuestra cultura y nuestra forma de hacer las cosas.
- Poder trabajar con comodidad con los Asociados en todos los niveles.
- Hablar más de un idioma.
Una vez seleccionado, cada Ombudsman nuevo recibe capacitación especializada para desempeñar su función de la manera más efectiva. La capacitación incluye participar en cursos que se centran en la escucha activa, la resolución de conflictos y la mediación, así como en la gestión de una oficina de Ombudsman. Además, cada Ombudsman nuevo recibe la orientación de un Ombudsman existente. Como parte de su proceso de incorporación, el Ombudsman nuevo sigue de cerca a su mentor durante un período de tres a seis meses.
La profesión de Ombudsman continúa cambiando y evolucionando para convertirse en un agente de cambio proactivo. Para mantenerse a la vanguardia, se espera que todo Ombudsman de Mars continúe desarrollando sus niveles de habilidades a través de capacitaciones adicionales, la lectura de estudios de casos y la asistencia a conferencias relacionadas, además de la obtención de la certificación de estándares profesionales de Ombudsman (Certified Organizational Ombudsman Practitioner, CO-OP).
- ¿De quién depende el Ombudsman?
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El Ombudsman de Mars es INDEPENDIENTE y no es miembro de ningún segmento, unidad de negocio o función. Porque depende directamente a la oficina del President, el Ombudsman tiene la libertad de hablar con cualquier Asociado, sin importar su función o su relación de dependencia, y la capacidad de elevar problemas importantes de manera rápida y directa al más alto nivel de la empresa.
- ¿Qué tipos de problemas o inquietudes puedo presentar ante el Ombudsman?
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El Ombudsman puede ayudarte a reflexionar sobre cualquier asunto relacionado con el trabajo. ¿No estás seguro de si es apropiado presentar tu problema ante un Ombudsman? Ponte en contacto con un Ombudsman para decidir juntos el mejor recurso disponible para apoyarte.
Puedes contactar al Ombudsman en los siguientes casos:
- Si no estás seguro de cómo manejar una situación difícil.
- Si te preocupan la equidad o la igualdad en el lugar de trabajo.
- Si podrías beneficiarte de un grupo de consulta neutral para ayudar a evaluar opciones.
- Si necesitas ayuda para prepararte para una conversación fundamental.
- Si te interesa explorar oportunidades de desarrollo profesional dentro de la empresa.
- Si deseas hablar con alguien que tenga años de experiencia en Mars y que pueda ayudarte a desenvolverte de manera efectiva dentro de la empresa.
- Si eres testigo de comportamientos que no son acordes a los Cinco Principios.
- Si necesitas que alguien te escuche.
- ¿En qué se diferencian los servicios del Ombudsman de los de P&O?
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El Ombudsman y P&O son los recursos que tienes disponibles si necesitas analizar un asunto laboral. Pero hay algunas diferencias importantes que debes tener en cuenta a la hora de considerar a quién contactar:
El Ombudsman es neutral e imparcial; P&O es un defensor de los Asociados.
La función del Ombudsman es permanecer imparcial, no tomar partido por el Asociado ni por la empresa. Su interés es garantizar que las políticas, las prácticas y los procedimientos de la empresa se hayan seguido de manera justa y en consonancia con los Cinco Principios y el Concepto de Asociado.El Ombudsman es un recurso confidencial y extraoficial; P&O debe llevar registros que detallen las tratativas con los Asociados.
Cuando hablas con un Ombudsman, existe el compromiso de que no se guardará información ni registros que te identifiquen personalmente. Mientras un caso está "activo", el Ombudsman puede llevar notas mínimas para ayudar a recordar los problemas, pero una vez que se cierra un caso, todas las notas se destruyen.El Ombudsman puede hacer consultas informales; P&O lleva a cabo investigaciones formales.
El Ombudsman, con el permiso expreso del Asociado, puede hacer consultas sobre tu caso con terceros para recopilar información y comprender ambas caras del problema. Esto puede o no incluir la divulgación del nombre del Asociado, según lo acordado. Independientemente del resultado del caso, el Ombudsman no tiene derecho a tomar decisiones y no puede insistir sobre un procedimiento. Sin embargo, el Ombudsman buscará influir cuando el comportamiento, la política, la práctica o el procedimiento, en su opinión, no se hayan llevado a cabo de manera coherente con los Cinco Principios o con el Concepto de Asociado.Los procedimientos formales de queja son la mejor manera de notificar a Mars sobre presuntas conductas discriminatorias o acoso, ya que las comunicaciones al Ombudsman son confidenciales y este no puede hacer investigaciones formales en virtud del Código de Ética de la Asociacion Internacional de Ombudsman. Las quejas ante el Ombudsman no darán lugar a un proceso de investigación formal ni advertirán a la empresa sobre el problema. Si deseas presentar una queja formal, es mejor hablar con tu representante local de P&O.
El Ombudsman es INDEPENDIENTE y no forma parte de ningún segmento, unidad de negocios o función; P&O desempeña un papel en la formulación de políticas, la contratación, la desvinculación y el ascenso de los Asociados de la empresa.
Si bien se le puede pedir al Ombudsman que contribuya con su perspectiva sobre las políticas de la empresa, no tiene derecho a tomar decisiones y no puede exigir que se introduzcan cambios. - ¿Qué sucede con la confidencialidad?
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Las conversaciones con el Ombudsman se llevan a cabo con el entendimiento de que se mantendrán confidenciales. Tomamos solo notas mínimas que nos permiten mantener la continuidad en nuestras conversaciones con los Asociados. No creamos archivos de "casos". Los únicos datos que conservamos son estadísticas generales o tendencias sobre los tipos de problemas que surgen en toda la empresa.
Nos negaremos a atender cualquier declaración o consulta de tu Line Manager o de cualquier otra persona que busque determinar si has hablado con un Ombudsman. No estás obligado a decirle a nadie que has considerado hablar con un Ombudsman, ni que planeas hacerlo ni que ya lo has hecho.
De hecho, se respetará tu privacidad en todas las circunstancias, excepto cuando creamos que hay un riesgo inminente de daño para ti u otras personas. Si es así, les recomendamos a los involucrados que divulguen la información ellos mismos. Si se niegan, les informaremos que no se puede mantener la confidencialidad y divulgaremos la información solo a aquellos que tengan la necesidad de saber, y solo en la medida necesaria.
Después de desempeñarnos como Ombudsman de Mars, no volveremos a unirnos a la empresa en otra función. Creemos que hacerlo podría comprometer la confidencialidad de nuestros contactos. Este es otro ejemplo de la seriedad con la que nos tomamos el componente de confidencialidad del Programa de Ombudsman.
- ¿Puedo permanecer en el anonimato cuando me contacte con el Ombudsman?
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El Ombudsman prefiere no aceptar contactos anónimos por tres razones principales:
• Credibilidad del Programa de Ombudsman:
El Ombudsman debe asegurarse de que cualquier problema elevado a la oficina del President y los principales directivos sea real y que se base en hechos correctos. Esto requiere una diligencia adecuada para evaluar el alcance del problema y su posible impacto en toda la empresa, y el primer paso de esa evaluación incluye hablar o reunirse con el Asociado que planteó este problema al Ombudsman.• Equidad con los Asociados:
Los problemas presentados al Ombudsman suelen involucrar a uno o más Asociados. Sería injusto para esos Asociados que el Ombudsman tomara medidas sin antes haber evaluado la situación con diligencia.• El anonimato no es necesario:
La confidencialidad es la piedra angular del Programa de Ombudsman. Los Asociados no necesitan el anonimato para garantizar su privacidad.Sin embargo, si a pesar de lo anterior, un Asociado se sigue sintiendo incómodo de compartir su nombre con nosotros, haremos lo que podamos, según las circunstancias, para brindarle apoyo.
- ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con el Ombudsman?
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Haz clic en aquí para conectarte con tu Ombudsman local.