Często zadawane pytania

Kim jest rzecznik praw obywatelskich?

Rzecznik praw obywatelskich świadczy Współpracownikom POUFNĄ i nieoficjalną pomoc w zakresie rozwiązywania problemów w miejscu pracy.  Rzecznik jest NEUTRALNY i nie opowiada się po niczyjej stronie, nie jest też rzecznikiem Współpracowników ani firmy.  

Usługi rzecznika praw obywatelskich są dostępne dla wszystkich Współpracowników, bez względu na stanowisko, lokalizację lub staż pracy.

Po co Mars powołuje rzecznika praw obywatelskich?

Mars dobrze wie, że Współpracownicy i marki w obrębie grupy to jej największe bogactwo. Z tego powodu ponad 20 lat temu powstał program Rzecznika Praw Obywatelskich – jako alternatywny kanał komunikacji, który ma uzupełniać, a nie zastępować formalne kanały rozwiązywania problemów (przełożeni i P&O, czyli kierownicy).  W ramach tego programu rzecznik praw obywatelskich zapewnia:

• Kanał dla Współpracowników do nieformalnego omawiania spraw „poza protokołem”.  Rzecznik praw obywatelskich jest zaufanym źródłem przekazywania opinii na temat spraw, które Cię frustrują, ale wywołują dyskomfort, kiedy zgłaszasz je bezpośrednio. Są to również sprawy, które pomimo Twoich starań lub wysiłków innych osób nie zostały skutecznie przekazane lub rozwiązane – z Twojego punktu widzenia.
• Możliwość zrozumienia, z jakimi problemami borykają się Współpracownicy, i określenia sposobów ich rozwiązania. Rzecznik praw obywatelskich nie prowadzi ewidencji szczegółowych informacji na temat bezpośrednich kontaktów ze Współpracownikami, ale rejestruje ogólne dane statystyczne i tendencje dotyczące typów problemów występujących w całej firmie. Informacje są dzielone na kategorie i przekazywane do biura prezesa (Office of the President) i kierownictwa wyższego szczebla w celu znalezienia sposobów, jak Mars może jeszcze lepiej prowadzić działalność biznesową.

Jakie przygotowanie i wykształcenie ma rzecznik praw obywatelskich firmy Mars? 

Kandydat na to stanowisko: 

• Jest osobą godną zaufania i cieszy się reputacją uczciwego i rzetelnego człowieka. 
• Pracuje w firmie Mars od wielu lat (co najmniej od dziesięciu), najlepiej w różnych zakładach lub segmentach, dzięki czemu zna kulturę i sposób działania marki. 
• Potrafi swobodnie współdziałać ze Współpracownikami na wszystkich poziomach.
• Mówi w więcej niż jednym języku.

Nowo wybrany rzecznik praw obywatelskich przechodzi specjalistyczne szkolenie, aby mógł efektywnie pełnić tę rolę. Szkolenie obejmuje udział w kursach, które uczą aktywnie słuchać, rozwiązywać konflikty, prowadzić mediacje oraz prowadzić biuro rzecznika praw obywatelskich. Ponadto każdy nowy rzecznik początkowo pracuje pod okiem już działającego rzecznika. W fazie wdrażania nowy rzecznik obserwuje swojego mentora przez okres od trzech do sześciu miesięcy. 

Stanowisko rzecznika praw obywatelskich wciąż się zmienia i ewoluuje w kierunku bardziej aktywnego inicjatora zmian.  Aby utrzymać się w czołówce, rzecznik praw obywatelskich powinien nieustannie rozwijać kompetencje poprzez szkolenia, poznawanie analiz przypadku i uczestniczenie w konferencjach, jak również zdobywanie zawodowych standardów certyfikacyjnych (Certified Organizational Ombudsman Practitioner, CO-OP).

Komu podlega rzecznik praw obywatelskich? 

Rzecznik praw obywatelskich firmy Mars jest NIEZALEŻNY. Nie należy do żadnego segmentu ani jednostki biznesowej. Nie pełni w nich żadnej funkcji.  Podlega bezpośrednio prezesowi i może kontaktować się z każdym Współpracownikiem, niezależnie od jego roli lub pozycji w hierarchii. Ma możliwość szybkiego i bezpośredniego przekazywania ważnych kwestii na najwyższy poziom firmy.

Jakie kwestie lub wątpliwości mogę przekazać rzecznikowi praw obywatelskich?

Z rzecznikiem praw obywatelskich możesz omówić każdą sprawę związaną z pracą.  Nie masz pewności, czy z daną sprawą możesz zwrócić się do rzecznika praw obywatelskich?  Skontaktuj się z rzecznikiem praw obywatelskich, aby wspólnie wybrać najlepszy dostępny zasób pomocny w rozwiązaniu Twojego problemu.

Skontaktuj się z rzecznikiem praw obywatelskich w poniższych przypadkach: 

• Nie masz pewności, jak poradzić sobie w trudnej sytuacji.
• Masz obawy o uczciwość lub sprawiedliwość w miejscu pracy.
• Przyda Ci się neutralna opinia do oceny możliwości.
• Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do ważnej rozmowy.
• Chcesz zbadać możliwości rozwoju zawodowego w firmie.
• Chcesz porozmawiać z kimś, kto ma wieloletnie doświadczenie w pracy w firmie Mars i może pomóc Ci odnaleźć się w firmie.
• Widzisz zachowanie, które jest niezgodne z Pięcioma Zasadami.
• Chcesz, aby ktoś Cię wysłuchał.

Czym różni się zakres kompetencji rzecznika praw obywatelskich od kompetencji kierownika (P&O)?

Zarówno z rzecznikiem praw obywatelskich, jak i z P&O możesz omówić sprawę dotyczącą miejsca pracy. Istnieją jednak pewne istotne różnice, o których należy pamiętać, wybierając osobę do kontaktu: 

Rzecznik praw obywatelskich jest NEUTRALNY i bezstronny, natomiast P&O jest rzecznikiem Współpracownika.  
Rolą rzecznika praw obywatelskich jest zachowanie bezstronności, bez stawania po stronie Współpracownika bądź firmy – to w ich interesie leży zapewnienie uczciwego i zgodnego z Pięcioma Zasadami oraz Koncepcją Współpracownika przestrzegania zasad, praktyk i procedur firmy. 

Rzecznik praw obywatelskich jest poufnym i nieformalnym podmiotem. Natomiast P&O musi prowadzić rejestry szczegółowo opisujące rozmowy ze Współpracownikami.
W przypadku rozmów z rzecznikiem praw obywatelskich nie wolno przechowywać żadnych informacji ani danych osobowych. Kiedy sprawa jest „aktywna”, rzecznik może prowadzić skrótowe notatki, aby czegoś nie zapomnieć, jednak po zamknięciu sprawy są one niszczone.

Rzecznik praw obywatelskich może pośredniczyć w nieformalnych zapytaniach; natomiast P&O prowadzi formalne postępowania.
Rzecznik, za wyraźną zgodą Współpracownika, może zwracać się do osób trzecich z zapytaniami dotyczącymi jego sprawy, aby zebrać informacje i zrozumieć obie strony. Może to obejmować, ale nie musi, ujawnienie nazwiska Współpracownika, w zależności od ustaleń. Niezależnie od wyniku sprawy, rzecznik praw obywatelskich nie ma prawa do podejmowania decyzji ani nie może nalegać na podjęcie działań. Jednakże rzecznik będzie próbował wywierać wpływ w tych przypadkach, w których jego zdaniem zachowanie, zasady, praktyki lub procedury nie zostały przeprowadzone w sposób zgodny z Pięcioma Zasadami i/lub Koncepcją Współpracownika.

Formalne procedury składania skarg są najlepszym sposobem powiadamiania firmy Mars o domniemanym zachowaniu dyskryminacyjnym lub molestowaniu, ponieważ komunikacja z rzecznikiem praw obywatelskich jest poufna i nie może on prowadzić formalnych dochodzeń na mocy dokumentu The International Ombudsman Association Code of Ethics (Kodeks Etyczny Międzynarodowego Stowarzyszenia Rzeczników Praw Obywatelskich). Skargi złożone u rzecznika praw obywatelskich nie powodują wszczęcia formalnego postępowania wyjaśniającego ani nie spowodują powiadomienia firmy o sprawie. Jeżeli chcesz złożyć formalną skargę, porozmawiaj z lokalnym przedstawicielem P&O.

Rzecznik praw obywatelskich firmy Mars jest NIEZALEŻNY. Nie jest częścią żadnego segmentu ani jednostki biznesowej. Nie pełni w nich żadnej funkcji.  Natomiast P&O ma udział w kształtowaniu polityki firmy, zatrudnianiu, rozwiązywaniu stosunku pracy i awansowaniu Współpracowników.
Chociaż rzecznik praw obywatelskich może zostać poproszony o przedstawienie swojego punktu widzenia dotyczącego polityki firmy, nie ma prawa do podejmowania decyzji ani nie może wymagać wprowadzenia zmian.

A co z poufnością?

Rozmowy z rzecznikiem praw obywatelskich są prowadzone z założeniem ich całkowitej poufności.  Prowadzimy tylko skrótowe notatki, które pozwalają nam zachować ciągłość w rozmowach ze Współpracownikami.   Nie prowadzimy akt „sprawy”. Jedyne dane, które przechowujemy, to ogólne dane statystyczne i tendencje dotyczące typów problemów występujących w firmie.

Nie potwierdzamy wypowiedzi i zapytań od przełożonego ani kogokolwiek innego, kto próbuje ustalić, czy dana osoba rozmawiała z rzecznikiem praw obywatelskich. Nie masz obowiązku informowania nikogo, że planujesz rozmowę z rzecznikiem praw obywatelskich, ani że taka rozmowa już się odbyła.

Twoja prywatność będzie respektowana we wszystkich okolicznościach, z wyjątkiem sytuacji, w których uważamy, że istnieje bezpośrednie ryzyko wyrządzenia szkody Tobie lub innym osobom.   W takim przypadku zdecydowanie zalecamy, aby osoba, której to dotyczy, sama ujawniła te informacje.  Jeżeli odmówi, powiadomimy ją, że poufność nie może być zachowana. Informacje ujawnimy tylko temu, kto ich potrzebuje, i tylko w niezbędnym zakresie. 

Rzecznik praw obywatelskich, który ukończy kadencję, nie będzie pracować w firmie Mars w innej roli. Uważamy, że może to potencjalnie narazić na szwank poufność naszych kontaktów.  Jest to kolejny przykład tego, jak poważnie traktujemy element poufności programu Rzecznika Praw Obywatelskich.

Czy mogę zachować anonimowość, kontaktując się z rzeczWnikiem praw obywatelskich?

Rzecznik praw obywatelskich unika kontaktów anonimowych z trzech głównych powodów: 

•    Wiarygodność programu Rzecznika Praw Obywatelskich: 
Rzecznik praw obywatelskich musi mieć pewność, że każda sprawa zgłoszona do biura prezesa (Office of the President) i kierownictwa wyższego szczebla jest prawdziwa i zgodna ze stanem faktycznym.  Wymaga to należytej staranności w ocenie zakresu problemu i jego potencjalnego wpływu na działalność firmy. Pierwszy etap tej oceny obejmuje rozmowę lub spotkanie ze Współpracownikiem, który przekazał problem rzecznikowi. 

•    Uczciwość wobec Współpracowników: 
Sprawy wnoszone do rzecznika praw obywatelskich często dotyczą jednego Współpracownika lub kilku Współpracowników. Podejmowanie przez rzecznika jakichkolwiek działań bez uprzedniej wnikliwej oceny sytuacji byłoby niesprawiedliwe wobec tych Współpracowników. 

•    Anonimowość nie jest konieczna. 
Poufność jest podstawą programu Rzecznika Praw Obywatelskich. Współpracownicy nie potrzebują anonimowości, aby zapewnić sobie prywatność.

Jeżeli mimo to Współpracownik odczuwa dyskomfort w zakresie ujawnienia nazwiska, zrobimy wszystko, co możliwe w tych okolicznościach, aby zaoferować pomoc.

Jaki jest najlepszy sposób dotarcia do rzecznika praw obywatelskich?

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z lokalnym rzecznikiem praw obywatelskich.

Przeczytaj najnowszy raport roczny >